Pflegezeit als Arbeitgeber: Was Sie beachten müssen

Wer hat einen Rechtsanspruch? Die Betriebsgröße entscheidet

Das Pflegezeitgesetz (PflegeZG) und das Familienpflegezeitgesetz (FPfZG) knüpfen den Rechtsanspruch an die Zahl der Beschäftigten im Betrieb. Die relevanten Grenzen:

• Mehr als 15 Beschäftigte: Rechtsanspruch auf Pflegezeit bis 6 Monate (§ 3 PflegeZG). Der Arbeitgeber kann die Freistellung nicht ablehnen.
• Mehr als 25 Beschäftigte: Rechtsanspruch auf Familienpflegezeit bis 24 Monate (§ 2 FPfZG). Mindestarbeitszeit des Mitarbeiters: 15 Stunden pro Woche.
• 15 oder weniger Beschäftigte: Kein Rechtsanspruch auf Pflegezeit. Eine Freistellung ist nur mit Zustimmung möglich.
• 25 oder weniger Beschäftigte: Kein Rechtsanspruch auf Familienpflegezeit. Zustimmung erforderlich.

Mitzuzählen sind alle Beschäftigten des Betriebs einschließlich Teilzeit, Minijobber und befristet Beschäftigte. Auszubildende zählen nicht mit. Entscheidend ist die Zahl zum Zeitpunkt der Ankündigung.

Was der Arbeitgeber tun muss — und was er nicht verhindern kann

Die Ankündigungsfrist

Der Mitarbeiter muss die Pflegezeit mindestens 10 Arbeitstage vor Beginn schriftlich ankündigen (§ 3 Abs. 3 PflegeZG). Die Ankündigung muss enthalten: den geplanten Beginn, die voraussichtliche Dauer und ob Vollfreistellung oder Teilfreistellung gewünscht wird.

Bei der Familienpflegezeit gilt eine 8-Wochen-Frist (§ 2a FPfZG). Das gibt dem Arbeitgeber mehr Vorlaufzeit für die Planung — was bei längeren Freistellungsphasen auch nötig ist.

Hält der Mitarbeiter die Frist nicht ein, kann der Arbeitgeber das Datum nach hinten verschieben, bis die Frist eingehalten ist. Die Freistellung selbst kann er trotzdem nicht verweigern.

Gewährung ohne Wenn und Aber

Hat der Mitarbeiter einen Rechtsanspruch (Betriebsgröße über der Schwelle), ist die Freistellung zu gewähren. Ablehnung wäre rechtswidrig und könnte zu Schadensersatzansprüchen führen. Auch wenn der Zeitpunkt operativ ungünstig ist, kann der Arbeitgeber die Freistellung nicht auf einen späteren Zeitpunkt verschieben — das ist ausdrücklich nicht möglich.

Was der Arbeitgeber tun kann: Innerhalb der gesetzlichen Frist das genaue Startdatum besprechen, wenn die Ankündigung die Mindestfrist noch nicht erschöpft hat. Mehr nicht.

Kündigungsschutz: Was Arbeitgeber wissen müssen

Ab dem Zeitpunkt der Ankündigung bis zum Ende der Pflegezeit greift ein gesetzlicher Kündigungsschutz (§ 5 PflegeZG). Das heißt: ordentliche Kündigungen in diesem Zeitraum sind grundsätzlich unwirksam.

Ausnahmen sind möglich, brauchen aber die Zustimmung der zuständigen obersten Landesbehörde. Das ist in der Praxis ein hoher Hürde. Betriebsbedingte Kündigungen während der Pflegezeit sind nur in Ausnahmefällen — etwa bei Insolvenz oder vollständiger Betriebsschließung — genehmigungsfähig.

Der Kündigungsschutz beginnt mit der Ankündigung, nicht erst mit dem tatsächlichen Beginn der Freistellung. Das heißt: Wer einen Mitarbeiter kündigt, nachdem dieser die Pflegezeit schriftlich angekündigt hat, riskiert eine unwirksame Kündigung — auch wenn er von der Pflegesituation vielleicht noch gar nichts wusste.

Die Freistellungsvereinbarung und das BAFzA-Darlehen

Hier liegt eine Aufgabe, die oft unterschätzt wird: Damit der Mitarbeiter das zinslose BAFzA-Darlehen beantragen kann, braucht er eine schriftliche Freistellungsvereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Das BAFzA (Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben) stellt Vordrucke für diese Vereinbarung bereit. Der Arbeitgeber bestätigt darin: Art der Freistellung (Voll oder Teil), geplanter Zeitraum, und die vereinbarte Arbeitszeit bei Teilfreistellung.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Sie müssen aktiv mitarbeiten, wenn der Mitarbeiter das Darlehen beantragen will. Eine Verweigerung der Unterschrift wäre rechtswidrig, wenn ein Rechtsanspruch auf die Freistellung besteht. Das BAFzA-Darlehen zahlt der Mitarbeiter zwar selbst zurück, aber der Arbeitgeber ermöglicht es durch seine Unterschrift.

Was während der Freistellung gilt: Der Arbeitgeber zahlt keinen Lohn für die freigestellten Stunden. Das BAFzA-Darlehen überbrückt ca. 50 % des Einkommensausfalls — aber das ist Sache des Mitarbeiters und des BAFzA, nicht des Arbeitgebers.

Lohnfortzahlung, Sozialversicherung, Urlaub

Lohnfortzahlung

Während der Vollfreistellung entfällt die Vergütungspflicht vollständig. Bei Teilfreistellung wird entsprechend der reduzierten Stunden gez ahlt. Der Arbeitgeber muss das laufende Gehalt anpassen — keine besondere Leistung ist erforderlich.

Sozialversicherung

Während der Pflegezeit bleibt das Beschäftigungsverhältnis bestehen. Der Mitarbeiter ist weiterhin sozialversicherungspflichtig. Bei Vollfreistellung übernimmt die Pflegekasse des gepflegten Angehörigen anteilige Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung. Der Arbeitgeber hat hier keine zusätzliche Zahlungspflicht.

Urlaub

Urlaub wird während der Pflegezeit weiter anteilig erworben. Bei Vollfreistellung kürzt sich der Jahresurlaub entsprechend dem Freistellungszeitraum (anteilig). Das ergibt sich aus § 17 BUrlG analog. Offene Urlaubstage vor der Pflegezeit müssen nicht zwingend vor Beginn genommen werden — aber es empfiehlt sich, das einvernehmlich zu regeln.

Praktische HR-Tipps für den Umgang mit Pflegezeit-Ankündigungen

Frühzeitig das Gespräch suchen

Viele Mitarbeiter zögern, eine Pflegesituation anzusprechen — aus Sorge vor negativen Folgen. Ein offenes Gespräch schon bei ersten Anzeichen einer Pflegesituation erleichtert die Planung erheblich. Wer früh weiß, was kommt, hat mehr Zeit für Vertretungsplanung.

Vertretungsplanung sofort beginnen

Sobald die Ankündigung eingeht, beginnt die Zeit. Bei 6 Monaten Vollfreistellung muss überlegt werden: interne Umverteilung, befristete Einstellung, Leiharbeit. Das ist nicht immer einfach, aber bei 10 Tagen Vorlauf (Pflegezeit) oder 8 Wochen (Familienpflegezeit) machbar.

Schriftlichkeit konsequent einhalten

Alle Absprachen zur Freistellung — Beginn, Dauer, Art, Wiederaufnahme — gehören schriftlich festgehalten. Das schützt beide Seiten. Die Freistellungsvereinbarung für das BAFzA-Darlehen ist ohnehin schriftlich Pflicht.

Vorzeitige Rückkehr ermöglichen

Stirbt der Angehörige während der Pflegezeit oder verbessert sich die Situation, kann der Mitarbeiter früher zurückkehren. Das Gesetz erlaubt das. Der Arbeitgeber kann die vorzeitige Rückkehr akzeptieren, muss es aber nicht zwingend (§ 4 PflegeZG). Im Einzelfall ist Kulanz oft sinnvoll — besonders wenn der Mitarbeiter wertvoll ist.

Fehler aus der HR-Praxis

1. Kündigung kurz nach der Ankündigung

Passiert öfter als man denkt — manchmal aus Unkenntnis, manchmal aus Verärgerung. Ist die Pflegezeit angekündigt, ist die Kündigung grundsätzlich unwirksam. Selbst wenn der Arbeitgeber erst nach Absendung der Kündigung von der Ankündigung erfährt, bleibt das riskant.

2. Ablehnung bei korrekt gezählten Mitarbeitern

Manche Arbeitgeber glauben, unter der 15er-Grenze zu liegen — zählen dann aber Teilzeitkräfte nicht mit. Wenn dadurch tatsächlich mehr als 15 Beschäftigte vorliegen, ist die Ablehnung rechtswidrig.

3. Freistellungsvereinbarung verweigern

Wer die Unterschrift unter die Freistellungsvereinbarung verweigert, obwohl ein Rechtsanspruch besteht, blockiert nicht nur das BAFzA-Darlehen des Mitarbeiters, sondern riskiert auch arbeitsrechtliche Folgen wegen Verletzung der Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag.

4. Informationspflichten vergessen

Während der Pflegezeit ändern sich Rahmenbedingungen: Gehaltsabrechnungen, Urlaubskonten, Sozialversicherungsmeldungen. All das muss korrekt fortgeführt werden. Fehler in der Lohnabrechnung führen später zu Korrekturen, die teuer werden können.

Sonderfall: Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig wollen Pflegezeit

Das Gesetz sieht keine explizite Regelung vor, die es erlaubt, Pflegezeit abzulehnen, weil bereits ein anderer Mitarbeiter freigestellt ist. Jede Ankündigung ist separat zu betrachten. Praktisch ist das natürlich eine große Belastung — aber kein gesetzlicher Ablehnungsgrund.

In solchen Fällen empfiehlt sich das Gespräch mit beiden Mitarbeitern, um Staffelungen oder Überlappungen zu koordinieren. Manche Mitarbeiter sind flexibel beim genauen Startdatum — wenn man sie fragt.